在活字印版的出現後，解決掉當時花費時間在文字排版及書寫所造成的麻煩，讓文件執行的效率更加提升，也讓重要文件能有一定的固定格式，以方便整理保存。
過去茶業改良場辦公時，在沒有打字機與電腦的狀況下，文件的製作都只能用書寫的方式居多，而遇到需要規定格式文件的情形時，書寫者必須具備一定功力才能將文字寫得工整且格式整齊，但這往往會花費過多的時間及人力。
不過活字印刷版在使用上仍有其不便之處，龐大的用字量在初期其使用時仍得花費一些時間來習慣這些字版的放置及拿取，而這些用字表在當時便能幫助使用提升使用活字版的效率。
