本件為一線裝的左翻橫式文件。封面上方貼有半透明紙張，可見「TAINAN CUSTOMS Secretary’s Office Desk Memo」之黑色印刷字樣。內頁包括兩部分，第1部分使用較輕薄的紙張，內文為黑色印刷之英文，並可見部分手寫的中文，右上角均手寫有頁碼，共41頁；第2部分的紙張較厚，為藍色橫線內頁，可見黑筆手寫之中文及蓋印的數字。 內容方面，第1部分記錄了秘書科的工作規則，包括工作範圍、各員工執掌、請假規則及應徵所需文件等。由最後1頁的4個簽名，可知此文件是由當時臺南關的一等一級幫辦劉蓂章（Liu Min-Chang）所準備，由二等一級幫辦「Wong Chi Ming」修訂，並有臺南關副代理稅務司曲樹楨（Chu Shu Cheng）和稅務司黃國材（Huang Kuo Ts’ai）的簽名，時間及地點為「Custom House, Tainan (at Takow), 25th May 1949.」。第二部分為總稅務司通令第7283號的附錄，以地名、機關名稱、電報掛號之中英文、備考為不同欄位，記錄了財政部所屬各單位及附屬機關的電報掛號。 1945年中日戰爭結束後，海關總稅務司署接收原由日本管理之臺灣關務，並以濁水溪為界，劃分臺北、臺南兩關區，並於同年12月於高雄成立臺南關稅務司公署，至1969年因調整關區，臺南關更名為高雄關。本文件應為臺南關更名前所使用之文件。