本件為1937昭和12年5月20日岡山郡米穀統制組合長飯島稔寄給施蔡井之書信，包括信封1個及信函2頁，共1組3件。信件內容大意為岡山郡米穀統制組合長飯島稔通知米穀統制組合員施蔡井（捐贈者祖母），由於她居住於外地，根據規定應於指定一名於岡山地區居住的代理人，請組合員填寫代理人申請書並用印後寄回。書信後半段則為參照的相關規定條款，包括昭和11年9月16日敕令第325號「米穀自治管理法施行令」第4條，以及「岡山郡米穀統制組合定款」第12條（僅前半段，未完）。條文內容皆與非本地居住之米穀統制組合員應指定一名區域內居住者為代理人代行其事。非本地居住之米穀統制組合員設定代理人時應將其姓名、地址通知組合長，統制組合相關事務訊息將通知代理人，再由代理人通知組合員本人。